31 stappen naar een crisisbeheersingsplan (2023)

Het opstellen van een crisisbeheersingsplan kan overweldigend lijken voor schoolambtenaren die niet weten waar ze moeten beginnen. Daarom hebben we het proces opgedeeld in beheersbare stappen die zijn ontworpen om hen te helpen actie te ondernemen.

We hebben de stappen onderverdeeld in de vier fasen van crisisbeheersing: Mitigatie/preventie, paraatheid, respons en herstel. Elke stap is ontworpen om kritisch denken over crisisparaatheid te stimuleren.

Het is absoluut cruciaal om deze plannen goed te krijgen. Ze kunnen het verschil zijn tussen een rustige, ordelijke reactie en chaos; tussen beslissende, moedige actie en passiviteit; en uiteindelijk tussen leven en dood.

We hopen dat deze stappen, gebaseerd op informatie van het ministerie van OnderwijsPraktische informatie over crisisplanning,kan dienen als een sjabloon voor schoolambtenaren die een crisisresponsplan maken, maar ook voor degenen die bestaande plannen willen beoordelen en bijwerken.

Crisisbeheersingsplanning 101

Zoals hierboven vermeld, zijn er vier fasen van crisisbeheersing:

• Mitigatie/preventie richt zich op wat scholen en districten kunnen doen om risico's voor mensenlevens en eigendommen te verminderen of te elimineren.
• Paraatheid richt zich op plannen voor het slechtste scenario.
• Reactie verwijst naar de stappen die ambtenaren moeten nemen tijdens een crisisgebeurtenis.
• Herstel gaat over het herstellen van de leeromgeving na een crisisgebeurtenis.

Ambtenaren moeten zichzelf niet beschouwen als "klaar" of "niet gedaan" met hun crisisbeheersingsplan. In plaats daarvan zouden ze voortdurend moeten zoeken naar manieren om hun plannen bij te werken op basis van nieuwe informatie en ervaringen.

Hier zijn enkele van de belangrijkste adviezen die ambtenaren kunnen volgen om effectieve plannen te ontwikkelen (waarvan sommige worden herhaald in de actiestappen hieronder):

• Effectieve crisisplanning begint met leiderschap op het hoogste niveau om de beleidsagenda te bepalen, fondsen veilig te stellen en mensen van verschillende instanties bij elkaar te brengen.
• Crisisplannen kunnen niet in een vacuüm worden ontwikkeld.
• Scholen en districten zouden moeten beginnen met communiceren en relaties opbouwen ruim voordat er een crisis uitbreekt.
• Er moeten plannen worden ontwikkeld met gemeenschapsgroepen, waaronder wetshandhavers, brandveiligheidsfunctionarissen, medische hulpdiensten en professionals in de geestelijke gezondheidszorg.
• Zorg voor een duidelijk en gemeenschappelijk vocabulaire.
• Plannen op districtsniveau afstemmen op de behoeften van elke school.
• Plan voor de uiteenlopende behoeften van studenten en medewerkers.
• Zorg ervoor dat docenten en personeel gemakkelijk toegang hebben tot het plan.
• Train en boor

Nu verder met de actiestappen.

Verzachting en Preventie

Schoolbeambten kunnen een crisis niet altijd voorkomen, maar ze kunnen wel actie ondernemen om de kans op bepaalde gebeurtenissen te verkleinen en de schade te beperken die alle crises kunnen veroorzaken.

Dat vereist dat ambtenaren de risico's voor hun campus en gemeenschap beoordelen en stappen ondernemen om de waarschijnlijkheid of schade van die bedreigingen te verminderen.

Veel van deze acties zouden de bredere gemeenschap, zoals een regio of staat, moeten omvattencrisismanagementkantoor en andere lokale responsbureaus.

Hier zijn enkele actiestappen voor ambtenaren die hun plan willen starten of verbeteren:

1. Ken de schoolcampus

Beoordeel potentiële gevaren en voer regelmatig veiligheidsaudits uit, waaronder opritten, parkeerterreinen, speeltuinen, buitenconstructies en hekken.

2. Ken de gemeenschap

Werk samen met lokale directeuren voor noodbeheer (misschien wilt u een memorandum van overeenstemming (MOU) opstellen) om omringende gevaren te identificeren en te beoordelen. Lokaliseer belangrijke transportroutes en pak mogelijke terroristische dreigingen aan.

3. Breng oa regionale, lokale en schoolleiders bij elkaar

Mitigatie en preventie zijn gemeenschapsactiviteiten en het is essentieel om de juiste mensen aan de planningstafel te hebben. Scholen en districten zullen het veel moeilijker hebben als lokale en deelstaatregeringen hun inspanningen niet steunen.

4. Zorg voor duidelijke communicatielijnen

Communicatie is van vitaal belang, zowel binnen het planningsteam als met externe groepen zoals gezinnen en de grotere gemeenschap.

paraatheid

Planning voor een crisis kan veel tijd en middelen vergen, maar het is noodzakelijk om een ​​snelle en effectieve reactie te garanderen.

Wees realistisch over de tijd die nodig is om een ​​alomvattend crisisplan op te stellen en de rollen en verantwoordelijkheden op wijk- en schoolniveau in een vroeg stadium vast te stellen. Door het proces op te splitsen in behapbare stappen wordt het plannen eenvoudiger.

Dit zijn de actiestappen met betrekking tot de paraatheidsfase:

5. Betrek stakeholders die betrokken gaan worden bij het maken van het crisisplan

Krijg feedback van belanghebbenden over de onderdelen van het plan die op hen betrekking hebben. Creëer werkrelaties methulpdienstenmet het oog op het integreren van middelen (u moet onder andere ook leren hoe deze bureaus werken, hoe u met hen zult werken en hun vocabulaire).

6. Overweeg bestaande inspanningen

Overweeg, voordat u het plan van uw school maakt, de crisisplannen van de districten en de lokale overheid.

7. Bepaal welke crises het plan zal aanpakken

Definieer wat een crisis zou vormen op basis van kwetsbaarheden, behoeften en middelen. Beschrijf de soorten crises waarop het plan zich richt. Bepaal welke crises externe instanties nodig hebben om aan te pakken en hoe zij in die situaties zullen omgaan met schoolpersoneel.

8. Definieer rollen en verantwoordelijkheden

Hoe gaat de school te werk tijdens een crisis? Creëer een organisatorisch systeem dat definieert wat er moet gebeuren, wanneer en in wiens richting. Hierbij moeten leden van het schoolpersoneel worden betrokken. En onthoud: ikbelangrijke taken kunnen worden verwaarloosd als één persoon verantwoordelijk is voor meer dan één functie. Voor elke rol moeten personen en back-ups worden toegewezen. Stel een voorlichter aan. Veel scholen en hulpverleners gebruiken het Incident Command System, of ICS, om incidenten te managen.

9. Methoden ontwikkelen om te communiceren met personeel, studenten, families en de media

Een van de eerste stappen bij het plannen van communicatie is het ontwikkelen van een mechanisme om studenten en personeel op de hoogte te stellen van een incident en hen te instrueren wat ze moeten doen. Scholen en hulpverleners zouden dezelfde definities voor dezelfde termen moeten gebruiken (FEMA raadt aan gewone taal te gebruiken, geen codes). Als leerlingen uit het schoolgebouw worden geëvacueerd, zal het personeel dan mobiele telefoons, radio's, intercoms of hardlopers gebruiken om informatie te krijgen van het personeel dat toezicht op hen houdt? Plan hoe u zult communiceren met families, leden van de gemeenschap en leden van de media (die erg behulpzaam kunnen zijn tijdens een crisis). Overweeg om vooraf sjabloonbrieven en persberichten te schrijven, zodat het personeel deze tijdens het evenement niet hoeft op te stellen.

10. Zorg voor de benodigde apparatuur en voorraden

Personeel voorzien van de nodige uitrusting om op een crisis te reageren. Hulpdiensten hebben mogelijk volledige toegang tot de school nodig, hoe wordt dat bereikt? Koop de telefoons of radio's die nodig zijn voor communicatie. Vraag naar contactgegevens voor gezinnen. Houd een voorraad EHBO-artikelen bij. Denk aan voedsel- en waterreserves voor studenten en personeel.

11. Bereid je voor op een onmiddellijke reactie

Plan actiestappen voor evacuaties (met back-upgebieden), omgekeerde evacuaties enafsluitingen. De onderstaande afbeelding toont vragen die schoolambtenaren kunnen gebruiken om te bepalen welke actie het meest geschikt is voor elke situatie:

12. Maak kaarten en informatie over faciliteiten

Plattegronden moeten informatie bevatten over klaslokalen, gangen en trappenhuizen, de locatie van nutsvoorzieningen, mogelijke verzamelplaatsen enstudentouderherenigingszones. Hulpverleners hebben vooraf kopieën van deze informatie nodig.

13. Ontwikkel procedures voor verantwoording en vrijlating van studenten

Houd bij een crisis rekening met alle studenten, medewerkers en bezoekers. Er moet een methode zijn om de vrijlating van studenten te volgen en ervoor te zorgen dat studenten alleen worden vrijgegeven aan geautoriseerde personen.

14. Oefenen

Noodoefeningen en dingen zoals tafeloefeningen waarbij alle relevante belanghebbenden betrokken zijn, zijn de sleutel tot paraatheid. Deze oefeningen kunnen u ook helpen bij het identificeren van aanvullende kwetsbaarheden.

15. Pak aansprakelijkheidsproblemen aan

Uw school en personeel kunnen vatbaar zijn voor rechtszaken in situaties waarin er voorzienbaar gevaar is, maar u geen redelijke inspanning doet om in te grijpen of de situatie op te lossen.

Antwoord

Noodsituaties zijn wanneer u uw crisisplan moet volgen en niet moet maken.

Hieronder staan ​​actiepunten voor reactie:

16. Beoordeel de situatie en kies de juiste reactie

Het identificeren van het type crisis samen met de omvang en locatie ervan zijn van cruciaal belang voor het opstellen van een passende reactie.

17. Reageer binnen enkele seconden

Met duidelijk gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden, evenals training, moeten ambtenaren in staat zijn om onmiddellijk effectief te reageren.

18. Stel de juiste hulpverleners op de hoogte

Tijdens een legitieme crisis moet zo snel mogelijk contact worden opgenomen met externe hulpverleners, zelfs als ambtenaren denken dat de situatie zonder hen kan worden opgelost. Bovendien stelt het op de hoogte stellen van leden van het crisisresponsteam van de school of het district hen in staat om hun verantwoordelijkheden op zich te nemen.

19. De school evacueren of afsluiten, indien nodig

Dit zou een van de eerste beslissingen moeten zijn die genomen worden.

20. Bied eerste hulp aan degenen die dit nodig hebben

21. Houd benodigdheden altijd bij de hand en geordend

22. Communiceer

Verspreid de juiste informatie naar zowel de school als de lokale gemeenschap. De voorlichter moet degene zijn die met de media communiceert. Leden van het crisisresponsteam moeten consistent communiceren met medewerkers die met studenten omgaan.

23. Implementeer studentenvrijgave

Het doel moet zijn dat studenten zo snel mogelijk veilig worden vrijgelaten.

24. Documenteren, documenteren, documenteren

Volg elke actie die tijdens de reactie is ondernomen en leg schade en financiële uitgaven vast voor verzekeringsdoeleinden. Bewaar al uw originele aantekeningen en documenten voor juridische doeleinden.

Herstel

Na een crisis zo snel mogelijk een veilige leeromgeving herstellen is het doel van de herstelfase. Personeelsleden kunnen worden getraind om in eerste instantie de emotionele behoeften van studenten, personeel en hulpverleners te beoordelen (het bepalen van die rollen en het geven van training moet worden gedaan in de voorbereidingsfase).

Het bieden van een ondersteunende, comfortabele omgeving op de campus is cruciaal.

Hier zijn de actiestappen voor de herstelfase.

25. Stel het crisisinterventieteam samen

26. Houd leerlingen, ouders en media op de hoogte

Vertel de gemeenschap over ondersteunende diensten en bronnen die u beschikbaar stelt.

27. Herstel eventuele fysieke schade aan de campus

28. Bepaal de emotionele behoeften van studenten, personeel en hulpverleners

Identificeer degenen die mogelijk tussenkomst nodig hebben van een counselor, maatschappelijk werker, psycholoog of andere beroepsbeoefenaar in de geestelijke gezondheidszorg. Groepsinterventies kunnen ook aangewezen zijn.

29. Bied stressbeheersingsoefeningen aan tijdens de lessen

Laat leerlingen vertellen over hun gevoelens en crisiservaringen. Creatieve activiteiten en groepssessies kunnen geschikt zijn. Pak eventuele schuldkwesties aan.

30. Voer dagelijkse briefings voor degenen die betrokken zijn bij de bergingsinspanningen

Debriefings kunnen medewerkers helpen omgaan met hun eigen gevoelens van kwetsbaarheid.

31. Evalueer

Beoordeel uw herstelinspanningen door interviews af te nemen en focusgroepen te houden. Stel je de volgende situatie voor:

• Welke interventies in de klas waren het meest succesvol en waarom?
• Welke beoordelings- en verwijzingsstrategieën waren het meest succesvol en waarom?
• Welke herstelstrategieën zou je veranderen en waarom?
• Moeten andere professionals worden ingeschakeld om te helpen bij toekomstige crises?
• Welke aanvullende opleiding kan nodig zijn?
• Welke extra apparatuur is nodig?
• Welke andere planningsacties zullen toekomstige herstelinspanningen vergemakkelijken?

Ten slotte

De herstelfase van uw crisismanagement is niet het einde van het proces. Het evalueren van elk incident is cruciaal om te leren en te verbeteren. Ambtenaren moeten wat ze hebben geleerd vervolgens toepassen op hun plan om het bij te werken en te versterken.

Voor meer informatie over stappen naar een crisisbeheersingsplan kunnen ambtenaren meer informatie vinden opklaar.gov/campusof bekijk FEMA'svoorbeeld van een noodplan voor een school.

Bovenstaande informatie is overgenomen van het ministerie van OnderwijsPraktische uitvoering van crisisplanning.

Als je dit artikel leuk vond en meer waardevolle branche-inhoud zoals deze wilt ontvangen,Klik hierom u aan te melden voor onze GRATIS digitale nieuwsbrieven!